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入管手続き・ビザ全般

過去に提出した申請書類の開示請求の仕方

2024.05.17

ビザ申請で不許可になってしまったが、不許可の理由や、書類の改善方法が分からない。

 

出入国在留管理庁や法務局では、ビザ・在留資格更新申請や変更申請をした際に、以前に提出した申請書の記載内容と違う内容で申請をしてしまうと、書類の信憑性が低いとして、ビザが不許可になってしまう場合があります。

出入国在留管理庁や法務局の審査は非常に厳しいため、過去の申請との違いが発見された場合、申請全体を不審に思われて、許可がもらえないという結果になるのです。

 

しかし、外国人の方の多くは、

最初の入国時には、

所属機関である学校や勤め先、あるいは、送り出し機関等のエージェントや行政書士等に、

在留資格申請のサポートしてもらっていたため、

申請人ご本人は資料を保管していなかったり、申請内容を正確に把握していないという外国人の方が、非常に多いようです。

 

情報が曖昧な状態で、様々な手続きを行うと、誤った申請や齟齬がある申請をしてしまい、

「虚偽申請」にもなりかねません。

「虚偽申請」となると、ビザ・在留資格や帰化が許可されないばかりか、違法な行為として、在留資格取り消し、退去強制事由(日本から強制出国)かつ、3年以下の懲役などの刑罰にもなりかねません。

これを代理して申請する勤務先等の所属機関も同様に、罰則があります。

 

そんな事にならない為に、在留資格申請前や、帰化申請前には、「開示請求」手続きをとることが有用です。

それでは、開示請求について、詳しく見ていきましょう。

 

開示請求の種類

開示請求には、主に、

  1. ①出入(帰)国記録に係る開示請求
  2. ②外国人登録原票に係る開示請求
  3. ③死亡した外国人に係る外国人登録原票の写しの交付請求
  4. ④保有個人情報開示請求

といった様々なものがあります。

今回は、このうちの「④保有個人情報開示請求」について詳しくみていきましょう。

 

保有個人情報開示請求とは

 実は、日本の法律上、出入国管理局に対して、出入国管理局が持っている「本人の個人情報」を開示することを請求することができます。

出入国在留管理局へ、「過去に提出した申請資料を見せてほしい。」と請求することを保有個人情報開示請求といいます。

前回提出した在留資格の変更や在留期間の更新等の書類や資料も、同様に、この保有個人情報開示請求という制度を使って、見せてもらうことができます。

 

 ただし、他者に関わる情報等一定の事柄については、開示がされないこともあります。

 

開示請求先

  • 出入国在留管理庁 総務課 出入国情報開示係
  • 各地方出入国在留管理局 総務課
    • (札幌・仙台・東京・名古屋・大阪・広島・高松・福岡)  

 

請求方法

  • 郵送

  ※郵送請求では、本人確認書類に加え、

         30日以内に発行された住民票(個人番号の記載がないもの)が必要となります。

  ※発行日から30日を経過した住民票は使用不可なため、ご注意ください。。

  • 窓口に持参

     ※窓口は、午前9時から午後5時まで開いています(土・日・祝・年末年始は休庁)。

         事前予約は特段必要ではありません。

 

請求できる者

  • 申請者本人
  • 法定代理人 (親子関係・成年後見制度に基づく)
  • 任意代理人(令和4年4月1日より可能になった)

  ※委任状が必要です。

 

必要な書類

  • 開示請求書

   ※開示請求書はこちら

  • 申請者本人の場合

   ア本人確認書類

   (運転免許証、住所の記載された健康保険証、在留カード及びマイナンバーカード等)

                 ※通知カードは本人確認書類とはなりません。

   イ収入印紙300円分(1件につき)

    ※開示請求の手数料

                ※郵便局で購入可能

   ウ返信用封筒

   エ返信用切手

   オ30日以内に発行された住民票(個人番号の記載がないもの)

                 ※郵送の場合のみ 

  • 法定代理人の場合

   ※上記のア~オに加えて下記の書類

        ①親子関係に基づく法定代理人

      ・(日本人の場合)親権を有していることが確認できる戸籍謄本又は戸籍抄本等

      ※(いずれも請求日前30日以内に作成された原本)

      ・(外国人の場合)続柄の入った住民票の写し

      ※(直近30日以内に発行)     

    ②成年後見制度に基づく法定代理人

      ・成年後見登記の登記事項証明書(原本)又は家庭裁判所の証明書(原本)

                          ※(直近30日以内に発行)

  • 任意代理人の場合

   ※上記のア~オに加えて下記の書類

    ①委任状に委任者の実印を押印の上で、「印鑑登録証明書」

    ②「本人に対して一に限り発行される書類の写し」(運転免許証、個人番号カード等)

 

※①か②のどちらかを併せて提出してください。(運転免許証、個人番号カード等)

(委任状及び印鑑登録証明書はコピー不可。また開示請求の30日以内に作成されたもの)。

      

開示の決定通知を受けるまでの期間

 ・基本的には、開示請求があった日から30日以内に開示決定を行いますが、

場合によっては延長することもあります。

 ・窓口での開示決定通知書の受領は、御本人様、法定代理人(法定代理人が請求した場合)又は任意代理人(任意代理人が請求した場合)のみとなります。

※御本人様がお越しになることができない場合は、郵送料金はかかりますが、

郵送での受領も可能です。

 海外に住んでいて住民票がない場合、代替として有効な書類になり得ると考えられるものは、

在外公館の発行する在留証明書、開示請求者が所在している施設の管理者が発行した

居住証明書(PDF)や宿泊証明書です。

送付先については、窓口請求の場合は別住所への郵送が可能ですが、

郵送請求の場合は原則として住民票等の住所への郵送となります。

 

まとめ

今回は、「保有個人情報開示請求」という方法を使って、過去に提出した書類を見る方法をご紹介しました。

在留資格の申請や帰化の申請に関しては、正確な情報を出さないと、許可・不許可にも大きな影響がありますので、注意が必要です。

 

今回ご紹介させていただきました 保有個人情報開示請求以外にも、出入国歴等を確認する方法などもあります。

様々な手続きも利用して、しっかり調べ、正確な申請を行うようにしましょう。

在留資格の申請や、帰化申請において、

ご不安がある方、

関連業務の実務経験の立証面にご不安を感じられている方、

申請手続きの面で疑問を感じている方、

ご自身では時間がなく調べることが難しい方は、お気軽に、弊社にお問合せ下さい。

 

弊所グループは、大阪事務所(阿倍野・天王寺)と東京(渋谷区・恵比寿)を拠点に活動しており、初回無料相談・オンライン相談もお受けしております。

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この記事の監修者

柳本 良太
柳本 良太
行政書士・司法書士
行政書士法人やなぎグループ代表社員。
24歳のときに司法書士、行政書士、賃金業務取扱主任者の国家試験を同時に、同時合格。
大手資格予備校の専任講師をしながら、司法書士・行政書士等の法律関係の事務所を独立開業し、現在、司法書士・行政書士として、15年以上の経験を持つ。
一部上場企業 不動産会社、金融機関、介護事業者や専門士業会 等において、セミナーや講演・講師活動も行い、現在60講演以上の実績がある。
その他、法務省告示校の日本語学校の理事長を務め、不動産会社(外国人対応可能)の顧問を務める等、外国人関連産業において、多方面にて活躍中。

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